Bahe SmartWork & PatOrg
Die E-Akte für Ihre Kanzlei
PatOrg von der Brügmann Software GmbH ist die führende Lösung für IP-Recht und Patentanwälte in Deutschland. Bahe SmartWork hat eine Integration des DMS DocuWare in PatOrg geschaffen, die das ohnehin sehr leistungsfähige Paket mit vielen Zusatzfunktionen aufwertet und Ihre Kanzlei optimal in die digitale Zukunft überführt.
Die optimale Schnittstelle zwischen PatOrg und DocuWare
Die für PatOrg verfügbare Bahe – Schnittstellen ermöglichen eine nahtlose Integration zwischen PatOrg und dem Dokumentenmanagement-System. Bahe SmartWork bietet eine voll integrierte Lösung an, welche nicht nur Dokumente in das DMS- Repository ablegt, sondern darüber hinaus deutliche Mehrwerte bietet. Das von uns entwickelte Kommunikationsmodul ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen PatOrg und DocuWare Workflows.
Bahe SmartWork – Zeit sparen durch Zusatznutzen für PatOrg!
Die Vorteile der BAHE Integration sind vielfältig. Das Schaubild gibt Ihnen einen ersten Überblick darüber, was Bahe SmartWork Ihnen durch eine Integration von DocuWare mittels unserer Schnittstelle zu PatOrg an Funktionsumfang anbieten kann. Überzeugen Sie sich bei einer Präsentation von den Verbesserungen und Vereinfachungen der täglichen Abläufe für die Sachbearbeitung, das Sekretariat und die Anwälte – wir verkaufen Zeit!
DocuWare-Viewer als PatOrg-Schnellansicht
Für die gespeicherten Dokumente wird eine Darstellung im DocuWare-Viewer als integrierte PatOrg-Schnellansicht ermöglicht. Folgende nützliche Zusatzfunktionen erleichtern Ihnen dabei die Arbeit:
- Anzeige von hunderten Dateitypen inkl. DWG/DXF usw. – direkt im DocuWare Viewer in PatOrg
- Bearbeitung inkl. Versionierung
- Senden per Mail – direkt aus der Schnellansicht
Dokument, Datei oder Seite
Im Originalformat / Als PDF ohne Anmerkungen / Als PDF mit sichtbaren Anmerkungen / Als Hyperlink - Volltextsuche im Dokument inkl. Hervorhebung des Suchbegriffs im Dokument
Im Zuge der Übergabe ans DocuWare System wird automatisch eine Volltextindizierung (OCR) über jedes Dokument gelegt, sodass auch originär nicht durchsuchbare Dokumente durchsucht werden können - Textnotizen auf den Dokumenten (mit der Möglichkeit, diese auszublenden), das Original wird nicht verändert.
- Historie Workflow-Historie und Dokument-Historie
- viele weitere hilfreiche Funktionen!
Komfortable Suche nach Dokumenten
Alle archivierten Dokumente können komfortabel über DocuWare in PatOrg gesucht und gefunden werden. Hierbei steht zusätzlich zu den Indexdaten auch der Volltext der Dokumente zur Verfügung. Die Suchdialoge und Ergebnislisten sind flexibel an Ihre individuellen Wünsche anpassbar.
Ablage von Dokumenten über DocuWare und Übergabe an PatOrg
Das DocuWare-System lässt sich so einrichten, dass Eingangspost, E-Mails und andere Dokumente komfortabel über DocuWare abgelegt und indexiert werden können. Die über DocuWare zu erfassenden Indexdaten werden gemäß Ihren Anforderungen gemeinsam festgelegt.
Das intelligente Lernsystem (Intelligent Indexing) von DocuWare sowie das One-Klick-Indexing (Übernahme von Indexwerten durch Klick auf Text im Dokument) ermöglichen eine besonders zeitsparende Erfassung und Indexierung von Dokumenten ohne Tippfehler. Für die noch weitergehende Automatisierung der Ablage und Indexierung von Dokumenten bestimmter Ämter können beispielsweise die Module BAHE EPA und BAHE WIPO zum Einsatz kommen. Bei Nutzung des BAHE EPA Moduls ist der Ablauf wie folgt möglich: nach dem Download aus der EPA Mailbox erfolgt die Aufbereitung, Ablage und Indexierung aller im Mailboxdownload enthaltenen Dokumente vollständig automatisiert. Hierbei werden Zip-Dateien (Rechercheberichte) durch das BAHE EPA Programm entpackt und in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht und stehen in DocuWare dann als übersichtliches „geklammertes“ Dokument zur Verfügung.
Stammdaten zu bestimmten Akten und Personen
Die relevanten Stammdaten zu PatOrg-Akten und PatOrg-Personen können dank des Moduls BAHE PatOrg Stammdatenimport in DocuWare vorgehalten werden.
Diese Daten lassen sich in DocuWare für weitere Automatisierungen (z.B. Datenanreicherung für Prozesse, Aufgaben und Listen) verwenden.
Workflowmanagement –Dokumente mit Aktenbezug
Sowohl für über DocuWare abgelegte Dokumente als auch für von PatOrg an DocuWare übergebene Dokumente können anhand Ihrer individuellen Anforderungen umfassende Workflows mit benutzerfreundlichen Aufgaben eingerichtet werden. Die Möglichkeiten sind so vielfältig wie die Aufgaben in Ihrer Kanzlei!
Beispielsweise können Fristen für Aufgaben und Eskalationen eingerichtet und überwacht werden. Jeder Mitarbeiter sieht seine Aufgaben anhand von Aufgabenlisten.
Beispielprozess Eingangspostverarbeitung für aktenbezogene Dokumente
Eingehende Post wird automatisch Volltext indiziert und der lernfähige DocuWare Algorithmus schlägt passende Indexwerte vor. Das DocuWare-System weist dem Dokument automatisch die passende Akte zu, sofern das ausgelesene/angegeben AZ beispielsweise Ihrem „Unser Zeichen“, einem Aktenzeichen aus C15, C18 oder dem „Ihr Zeichen“ eines Korrespondenzpartners weitestgehend entspricht. Falls keine passende Akte oder mehrere potenziell passende Akten gefunden wurde erhält beispielsweise der Benutzer, der das Dokument abgelegt hat, oder eine bestimmte Benutzergruppe eine Aufgabe zur manuellen Aktenzuordnung und/oder Neuanlage der Akte.
Bahe SmartWork – Ihr starker Partner im Dokumentenmanagement
Bahe SmartWork ist dieses Jahr erneut als DocuWare Platinum Partner ausgezeichnet worden. Bei einem DocuWare Platinum Partner handelt es sich um den bei DocuWare höchstmöglichen Partnerstatus. Dieser Status zeugt von höchster Kompetenz und langjährig höchster Kundenzufriedenheit. Die Auszeichnung wird von DocuWare nur an Partner vergeben.
Bei Fragen, besuchen Sie gerne auch unsere FAQ Seite, wo wir bereits auf einige Fragen kurz eingehen.